Wurkjouwers ferwurkje in protte gegevens oer har meiwurkers oer de tiid. Al dizze gegevens wurde opslein yn in personielsbestân. Dit bestân befettet wichtige persoanlike gegevens en om dizze reden is it essensjeel dat dit feilich en korrekt dien wurdt. Hoe lang binne wurkjouwers tastien (of, yn guon gefallen, ferplichte) dizze gegevens te bewarjen? Yn dit blog kinne jo mear lêze oer de wetlike behâldperioade fan personielsbestannen en hoe't jo dermei omgean kinne.
Wat is in personielsbestân?
Lykas hjirboppe neamde, hat in wurkjouwer faak te krijen mei personielsgegevens fan har meiwurkers. Dizze gegevens moatte goed wurde opslein en dan ferneatige. Dit wurdt dien fia in personielsbestân. Dit omfettet de namme- en adresgegevens fan wurknimmer(s), wurkkontrakten, prestaasjesrapporten, ensfh. Dizze gegevens moatte foldwaan oan easken neffens de AVG-regeljouwing, en moatte wurde bewarre foar in bepaalde perioade.
(As jo wolle witte oft jo personielsbestân foldocht oan 'e easken fan' e AVG, besjoch dan ús personielsbestân AVG checklist hjir)
Behâld fan meiwurkersgegevens
De AVG jout gjin spesifike behâldperioaden foar persoanlike gegevens. Der is gjin dúdlik antwurd op de bewaringsperioade fan in personielsbestân, om't it bestiet út ferskate soarten (persoanlike) gegevens. In oare bewaringsperioade jildt foar elke kategory gegevens. It hat ek ynfloed op oft de persoan noch in wurknimmer is, of it wurk ferlitten hat.
Kategoryen fan behâld perioaden
Lykas hjirboppe oanjûn, binne d'r ferskate behâldperioaden relatearre oan it behâld fan persoanlike gegevens yn in personielsbestân. Der binne twa kritearia om te beskôgjen, nammentlik oft in meiwurker noch yn wurk is, of it wurk ferlitten hat. It folgjende lit sjen wannear't bepaalde gegevens moatte wurde ferneatige, of leaver behâlden.
Aktuele personielsbestân
Der binne gjin fêste behâldperioaden ynsteld foar gegevens dy't yn in aktueel personielsbestân steane fan in meiwurker dy't noch yn wurk is. De AVG legt wurkjouwers allinnich in ferplichting op om personielsdossiers 'up-to-date' te hâlden. Dat betsjut dat de wurkjouwer sels ferplichte is om in deadline yn te stellen foar periodike beoardieling fan personielsbestannen en ferneatiging fan ferâldere gegevens.
Oanfraachdetails
Oanfraachgegevens oangeande in oanfreger dy't net ynhierd is moatte binnen maksimaal 4 wiken nei it ein fan 'e oanfraachproseduere ferneatige wurde. Gegevens lykas in motivaasje as oanfraachbrief, CV, gedrachsferklearring, korrespondinsje mei de oanfreger falle ûnder dizze kategory. Mei de ynstimming fan de oanfreger is it mooglik om de gegevens sa'n 1 jier te bewarjen.
Reintegraasjeproses
As in meiwurker in weryntegraasjeproses trochmakke hat en weromkomt yn syn baan, jildt nei ôfrin fan de weryntegraasje in maksimale retinsjeperioade fan 2 jier. Dêr is in útsûndering op as de wurkjouwer selsfersekerder is. Yn dy situaasje jildt in behâldperioade fan 5 jier.
Maksimaal 2 jier nei ein fan wurkgelegenheid
Neidat in wurknimmer it wurk ferlit, is foar it grutste part fan de (persoanlike) gegevens yn it personielsbestân in bewaringsperioade fan maksimaal 2 jier.
Dizze kategory omfettet:
- Arbeidskontrakten en oanpassingen dêrfan;
- Korrespondinsje oangeande ûntslach;
- Ferslaggen fan beoardielingen en prestaasjesbeoardielingen;
- Korrespondinsje yn ferbân mei promoasje / degradaasje;
- Korrespondinsje oer sykte fan UWV en bedriuwsdokter;
- Ferslaggen yn ferbân mei de Wet op ferbettering fan poartewachter;
- ôfspraken oer it lidmaatskip fan de ûndernimmingsried;
- Kopy fan sertifikaat.
Op syn minst 5 jier nei ein fan wurkgelegenheid
Bepaalde gegevens fan personielsbestân binne ûnderwurpen oan in bewaringsperioade fan 5 jier. De wurkjouwer is dêrom ferplichte om dizze gegevens foar in perioade fan 5 jier te bewarjen neidat de wurknimmer it wurk ferlit. Dit binne de folgjende gegevens:
- Payroll belesting ferklearrings;
- Kopy fan identifikaasje dokumint fan wurknimmer;
- gegevens oer etnisiteit en komôf;
- Gegevens yn ferbân mei leanbelesting.
Dizze gegevens moatte dêrom op syn minst fiif jier bewarre wurde, ek as se ferfongen wurde troch nije útspraken yn it personielsbestân.
Op syn minst 7 jier nei ein fan wurkgelegenheid
Dêrneist hat de wurkjouwer ek in saneamde 'belestingbehoudplicht'. Dit ferplichtet de wurkjouwer om alle basisgegevens foar in perioade fan 7 jier by te hâlden. Dat omfettet dus basisgegevens, leanbeslach, leanlist en salarisôfspraken.
Bewaringsperioade ferrûn?
As in maksimale bewaringsperioade fan gegevens út in personielsbestân ferrûn is, mei de wurkjouwer de gegevens net mear brûke. Dizze gegevens moatte dan ferneatige wurde.
Wannear't in minimale behâld perioade is ferrûn, de wurkjouwer may ferneatigje dizze gegevens. In útsûndering jildt as in minimale bewaringsperioade ferrûn is en de meiwurker freget om it ferneatigjen fan de gegevens.
Hawwe jo fragen oer bewaringsperioaden fan personielsbestân of behâldperioaden foar oare gegevens? As dat sa is, nim dan kontakt mei ús op. Ús wurkgelegenheid juristen sil jo graach helpe!