In wurkjouwer moat registers fan syn meiwurkers byhâlde, en tagelyk mei allinnich persoanlike gegevens ferwurkje dy't nedich binne foar de wurkferhâlding. Dy twa ferplichtingen komme byinoar yn it personielsbestân, en de praktyske fraach is altyd itselde: wat mei deryn, wat net, en hoe lang mei it dêr bliuwe.
Wat bewarre wurde kin
Gegevens dy't nedich binne foar de útfiering fan 'e arbeidsoerienkomst en foar it neilibjen fan wettelike ferplichtingen: namme- en adresgegevens, bertedatum, it boargerservicenûmer, in kopy fan it identiteitsbewiis dat by it begjin fan 'e wurkgelegenheid ferifiearre is, it kontrakt en de wizigingen dêrfan, salaris- en leangegevens, beoardielingen en korrespondinsje oer prestaasjes, trainingsgegevens, ôfwêzigensdatums en gegevens oangeande warskôgings of dissiplinêre saken.
It boargerservicenûmer en de kopy fan it identiteitsbewiis sitte yn it bestân om't belesting- en sosjale feiligenswetjouwing se fereasket; dyselde eask makket se wetlik. It is net tastien om in kopy fan in identiteitsbewiis oan te freegjen foar hokker oar doel dan ek.
Wat net bewarre wurde mei
Sûnensgegevens binne de wichtichste falstrik. As in meiwurker siik meldt, kin de wurkjouwer fêstlizze dat de meiwurker ôfwêzich is, fan hokker datum ôf, en wat de ferwachte doer is, tegearre mei wat de meiwurker wol en net dwaan kin op it wurk en alle oanpassingen dy't nedich binne. De wurkjouwer mei de aard fan 'e sykte, de diagnoaze, de behanneling of de medisinen net fêstlizze, sels as de meiwurker dat frijwillich oanjout. Dy ynformaasje heart ta de bedriuwsdokter, waans dossier apart is en dêr't de wurkjouwer gjin tagong ta hat.
Likegoed net op syn plak binne gegevens oer religy, politike miening, fakbûnslidmaatskip, etnyske komôf en seksuele oriïntaasje, útsein as in spesifike wettelike útsûndering fan tapassing is; notysjes oer it priveelibben fan in meiwurker dy't gjin ynfloed hawwe op it wurk; en ûnstrukturearre persoanlike yndrukken dy't troch managers binne opnommen, dy't meiwurkers rjocht hawwe om te sjen en dy't yn in skeel hiel oars lêze as doe't se op skreaun waarden.
Hoe lang meie gegevens bewarre wurde?
De AVG stelt gjin fêste perioaden fêst; de regel is dat gegevens net langer bewarre wurde meie as nedich. Yn 'e praktyk wurde twa rigels brûkt: de measte personielsgegevens wurde binnen sawat twa jier nei it ein fan it wurkgelegenheidsferrin fuorthelle, wylst gegevens dy't nedich binne foar belestingdoelen - leanlistgegevens, it kopy fan it identiteitsbewiis, de loonbelestingopjefte - sân jier bewarre wurde, om't de belestingautoriteit it fereasket.
Sollikaasjes fan kandidaten dy't net yn tsjinst nommen wurde, wurde normaal binnen fjouwer wiken ferneatige, of maksimaal in jier mei tastimming fan 'e kandidaat. In bewaringsskema dat dizze perioaden per kategory fêststelt, en eins tapast wurdt, is wat neilibjen fan in aspiraasje yn bewiis feroaret.
De rjochten fan 'e meiwurker
Meiwurkers hawwe it rjocht om harren bestân yn te sjen, om ûnkrekte gegevens te korrigearjen, en yn bepaalde omstannichheden om gegevens te wiskjen. In fersyk om tagong is in rjocht, gjin fijannige hanneling, en it moat binnen in moanne beantwurde wurde. Yn 'e praktyk komme dizze fersykjes faak oan it begjin fan in skeel, wat in goede reden is om bestannen te bewarjen dy't sûnder ferlegenens werjûn wurde kinne.
Praktyske kontrôlelist
Hâld ien bestân de meiwurker by mei in definieare struktuer, sadat dúdlik is wat deryn stiet. Beheine de tagong ta dyjingen dy't it nedich hawwe, en registrearje wa't tagong hat. Hâld syktegegevens by de bedriuwsdokter en bûten it personielsbestân. Tapasse de bewarperioaden op in fêste datum elk jier ynstee fan gefal foar gefal. En registrearje dit gehiel yn it ferwurkingsregister, dat it earste dokumint is dat in tafersjochhâldende autoriteit freget.
Rie
Wy kontrolearje de praktyk foar personielsbestannen, ûntwerpe bewaringsskema's en privacyferklearrings foar meiwurkers, en advisearje as in tagongsfersyk midden yn in skeel binnenkomt. Nim dan kontakt op. Law & Moreús wurkgelegenheids- en privacy-advokaten wurkje gear oan dizze fragen.
